Utilisateurs et rôles
Plusieurs utilisateurs, chacun avec ses droits. Administration, direction, répartition, vente — chacun ne voit que ce qui le concerne, et chaque action est consignée.
Annuaire des utilisateurs
L'annuaire recense toutes les personnes ayant accès à votre instance BackOffice. Chaque fiche indique le nom, l'e-mail, le rôle, le statut (actif, invité, suspendu) et la dernière connexion. L'administration cherche, filtre et gère les comptes depuis cette vue centrale.
Mode multi-fournisseur : une même personne peut appartenir à plusieurs organisations. À la connexion, elle choisit dans quel contexte travailler. Pratique pour les sociétés de gestion qui exploitent plusieurs marques de distribution.
Rôles et droits
BackOffice s'appuie sur un contrôle d'accès par rôle (RBAC) qui détermine ce que chacun peut voir et faire. Les rôles s'attribuent personne par personne et définissent des droits précis sur tous les modules.
| Rôle | Commandes | Catalogue | Clients | Facturation | Réglages |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrateur | Complet | Complet | Complet | Complet | Complet |
| Responsable | Complet | Complet | Complet | Consulter + créer | Limité |
| Commercial | Ses clients | Consultation seule | Ses clients | Consultation seule | Aucun |
| Entrepôt | Consulter + changer le statut | Consultation seule | Aucun | Aucun | Aucun |
| Finances | Consultation seule | Consultation seule | Consultation seule | Complet | Facturation seule |
Rôles sur mesure : les rôles ci-dessus sont ceux fournis par défaut. L'administration peut en créer d'autres, avec des droits fins — par exemple un rôle « Gestion du catalogue », avec accès complet au catalogue et consultation seule ailleurs.
Invitations
Ajoutez de nouveaux collaborateurs en envoyant une invitation par e-mail depuis BackOffice. Elle contient un lien sécurisé qui permet de créer son compte, choisir un mot de passe et accéder aussitôt au système avec le rôle attribué.
Déroulé d'une invitation
- person_addÉtape 1 : — L'administration saisit l'adresse e-mail et choisit un rôle
- emailÉtape 2 : — Le système envoie une invitation à vos couleurs, avec un lien d'inscription sécurisé
- how_to_regÉtape 3 : — La personne clique sur le lien, choisit son mot de passe et active son compte
- check_circleÉtape 4 : — Elle apparaît dans l'annuaire comme « Active » et peut travailler immédiatement
Les invitations en attente figurent dans l'annuaire avec la mention « Invité ». L'administration peut les renvoyer, changer le rôle avant acceptation ou les annuler. Par sécurité, les liens expirent après sept jours.
Journal d'activité
Toute action notable dans BackOffice s'inscrit au journal d'activité — changements de statut, modifications de prix, mises à jour clients, émissions de facture, connexions et changements de droits. Le journal retient qui a agi, ce qui a changé et quand.
Servez-vous-en pour les audits de conformité, le règlement des litiges, ou simplement pour savoir qui a fait une modification. Filtrez par personne, type d'action, module ou période pour retrouver l'information rapidement.
Historique complet
Chaque création, modification et suppression, dans tous les modules, est consignée avec son contexte.
Vue par personne
Consultez toutes les actions d'une personne, pour revoir son activité ou diagnostiquer un problème.
Filtres avancés
Filtrez par type d'action, module, personne, période ou objet précis (commande, client, produit).
Export
Exportez le journal en CSV, pour vos rapports de conformité externes ou pour l'archivage.
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