Gestion des commandes
Traitez, suivez et menez à terme chaque commande depuis un seul poste de commande. Passez du kanban à la liste, définissez vos propres statuts et affectez les chauffeurs — sans quitter BackOffice.
Tableau kanban
Le tableau kanban donne une vue d'ensemble de tout votre flux de commandes. Chaque colonne correspond à une étape de traitement, et les commandes apparaissent en cartes que vous faites glisser d'une colonne à l'autre pour faire avancer leur statut.
Les cartes affichent l'essentiel d'un coup d'œil : nom du client, montant, date de livraison et niveau d'urgence. Des étiquettes de couleur font ressortir les commandes pressées, celles dont le créneau approche et celles qui demandent une vérification.
Astuce : les colonnes sont entièrement modifiables. Définissez vos propres étapes via le StatusFulfillmentScheme — du flux simple en trois temps (Nouvelle / En cours / Livrée) à une chaîne détaillée en huit étapes, avec validations et points de contrôle en entrepôt.
Vue liste
La vue liste est l'outil quotidien des commerciaux qui traitent de gros volumes. Elle présente les commandes dans un tableau dense et triable, avec des filtres puissants, du regroupement et de la modification directe dans la ligne.
Ce que permet la vue liste
- filter_listFiltrer par statut, client, zone de livraison, période, chauffeur ou urgence
- searchRecherche en texte intégral sur les numéros de commande, noms de clients, noms de produits et notes
- sortTrier sur n'importe quelle colonne — date, montant, client, statut ou créneau
- checklistSélectionner plusieurs commandes pour changer le statut, affecter un chauffeur ou exporter en une fois
- view_columnDisposition des colonnes modifiable — afficher ou masquer les champs selon votre façon de travailler
Détail de la commande
Cliquez sur une commande pour ouvrir sa fiche détaillée et en revoir chaque aspect. Le panneau montre les lignes avec quantités et prix, les informations du client, l'adresse de livraison, les remises appliquées et les notes internes.
Les opérateurs peuvent changer les quantités, ajouter ou retirer des produits, accorder une remise manuelle, modifier l'adresse ou scinder une commande en plusieurs livraisons. Chaque modification s'inscrit dans le fil d'activité de la commande, qui retrace qui a changé quoi et quand.
Modification en ligne
Changez quantités, prix et produits directement dans la fiche, sans changer d'écran.
Scission de commande
Scindez une commande en plusieurs livraisons quand les articles partent de dépôts différents ou à des dates différentes.
Fil d'activité
Chaque changement de statut, chaque modification et chaque note sont consignés avec l'heure et l'auteur — une traçabilité complète.
Notes internes
Ajoutez des notes visibles par votre équipe seule. Signalez une manipulation particulière ou une préférence du client.
Flux de statuts
BackOffice s'appuie sur un StatusFulfillmentScheme entièrement modifiable, qui définit les étapes traversées par une commande, de sa création à sa clôture. Chaque fournisseur configure le sien pour coller à son organisation.
| Étape | Signification | Automatique |
|---|---|---|
| Nouvelle | Commande reçue de Supply Now ou saisie dans BackOffice | Facultatif |
| Confirmée | Le commercial a vérifié et validé la commande | Facultatif |
| En préparation | L'entrepôt prépare et emballe la commande | Non |
| Prête | La commande est emballée et attend le chauffeur | Non |
| En transit | Le chauffeur a chargé la commande et roule | Oui (depuis Driver Pro) |
| Livrée | Le chauffeur a confirmé la livraison par signature ou photo | Oui (depuis Driver Pro) |
| Annulée | La commande a été annulée par le client ou par l'opérateur | Non |
Étapes sur mesure : vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des étapes. Insérez par exemple « En attente de paiement » pour les clients en prépaiement, ou « Contrôle qualité » pour les secteurs réglementés.
Affectation des chauffeurs
Affectez les chauffeurs directement depuis BackOffice, ou laissez Fleet Planner s'en charger selon les zones, les plannings et la capacité des véhicules. En affectation manuelle, le système présente les chauffeurs disponibles, filtrés par zone et par créneau.
Une fois affecté, le chauffeur reçoit aussitôt la commande dans son application Driver Pro. Toute modification — quantités revues, nouvelle adresse ou consignes ajoutées — lui parvient en temps réel : il dispose toujours de la dernière version.
Modes d'affectation
- person_addManuelle : — Choisir un chauffeur dans la liste des disponibles, filtrée par zone et planning
- auto_fix_highAutomatique : — Fleet Planner affecte les chauffeurs d'après ses algorithmes d'optimisation
- group_addEn lot : — Sélectionner plusieurs commandes et les confier à un chauffeur en une opération
- swap_horizRéaffectation — confier une commande à un autre chauffeur si le planning change
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