Facturation
Émettez automatiquement vos factures QR suisses — par commande, par semaine, par mois ou à la demande. Prêtes pour l'e-mail ou l'impression, avec un bulletin de versement correct.
Émission des factures
Créez des factures soignées directement depuis les commandes terminées, en un clic. BackOffice reprend toutes les données utiles — lignes, quantités, prix, remises, taux de TVA et détails de livraison — dans une facture conforme aux normes suisses et européennes.
Chaque facture porte un numéro séquentiel unique, une date d'émission, une échéance calculée d'après le délai de paiement, les coordonnées du fournisseur et du client, le détail des lignes avec la TVA, et une partie paiement avec la facture QR ou les instructions de virement.
Schémas de facturation
Tous les clients ne veulent pas une facture par livraison. BackOffice propose quatre schémas de facturation, réglables client par client, pour coller aux habitudes comptables de chacun.
| Schéma | Déclencheur | Convient à |
|---|---|---|
| Par commande | Une facture pour chaque commande livrée | Petits clients, commandes ponctuelles, comptes en prépaiement |
| Hebdomadaire | Toutes les livraisons de la semaine sur une facture (émise chaque lundi) | Restaurants et cafés aux commandes fréquentes |
| Mensuelle | Toutes les livraisons du mois sur une facture (émise le 1er) | Grands comptes, clients institutionnels, chaînes |
| Manuelle | La facture n'est créée que lorsqu'un opérateur la déclenche | Accords sur mesure, facturation par projet, conditions particulières |
Réglage par client : le schéma de facturation figure dans la fiche entreprise du client. Vous pouvez en changer à tout moment — le système clôture d'abord les factures en cours sous l'ancien schéma.
Facture QR suisse
BackOffice établit des factures conformes à la norme suisse de la facture QR (ISO 20022), qui a remplacé les anciens bulletins de versement. La partie paiement s'ajoute automatiquement à chaque PDF et regroupe toutes les informations dans un QR code normalisé.
Ce que contient la partie paiement
- qr_code_2QR code structuré avec IBAN, montant, monnaie (CHF/EUR) et numéro de référence
- account_balanceCoordonnées du créancier (nom de votre entreprise, adresse, IBAN)
- receiptRéférence de paiement (QR-IBAN avec référence QRR ou SCOR)
- euroPrise en charge du franc suisse et de l'euro
- check_circleContrôle automatique face aux spécifications de SIX Group
Conformité garantie : les factures QR émises par BackOffice sont vérifiées face à la spécification officielle de SIX Group. Le système contrôle le format de l'IBAN, la structure de la référence et la mise en forme du montant avant de produire le PDF.
Facturation automatique
Quand un chauffeur confirme une livraison dans Driver Pro, BackOffice peut établir la facture correspondante tout seul — sans la moindre intervention. C'est le chemin le plus court de la livraison à la facture, et le risque d'oubli ou de retard disparaît.
La facturation automatique respecte le schéma du client. Pour un client « Par commande », la facture part dès la confirmation de livraison. Pour les schémas « Hebdomadaire » et « Mensuelle », les livraisons s'accumulent et se regroupent sur une seule facture à l'échéance prévue.
Émission immédiate
Les factures par commande sont créées quelques secondes après que le chauffeur a confirmé la livraison sur le terrain.
Regroupement intelligent
Les schémas hebdomadaire et mensuel regroupent plusieurs livraisons sur une facture, avec le détail ligne par ligne.
Envoi automatique
Au besoin, le PDF part automatiquement par e-mail au contact de facturation du client dès son émission.
File de validation
Ajoutez une étape de contrôle : les factures émises automatiquement attendent la validation d'un opérateur avant de partir.
Notes de crédit
Émettez des notes de crédit pour corriger une erreur de facturation, traiter un retour ou accorder une remise rétroactive. La note de crédit renvoie à la facture d'origine et peut porter sur un montant partiel (certaines lignes) ou sur la totalité.
Les notes de crédit suivent la même mise en forme et les mêmes exigences que les factures, partie QR comprise. Elles apparaissent dans le compte du client aux côtés des factures, et le solde ouvert s'ajuste automatiquement.
Export et comptabilité
Exportez factures et notes de crédit dans des formats compatibles avec les principaux logiciels comptables suisses et européens. BackOffice gère le CSV structuré, l'export PDF par lots et la liaison directe avec des ERP comme Bexio, SAP ou Dynamics.
Options d'export
- table_chartExport CSV : — Données structurées avec numéro de facture, date, client, lignes, TVA et totaux
- picture_as_pdfLot PDF : — Téléchargez toutes les factures d'une période dans une archive ZIP
- syncVers l'ERP : — Poussez les factures directement dans les systèmes reliés, via l'API
- calendar_monthExport programmé : — Configurez un export hebdomadaire ou mensuel vers un dossier ou une adresse e-mail
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