Trasporto per Eventi e MICE

Come aiuta 8Move?

Transfer Booking tratta un evento come un insieme di prenotazioni anziché un foglio di calcolo: navette ricorrenti verso la sede su un loop fisso, transfer individuali di arrivo e partenza, e classi di veicolo fino a un pullman da 50 posti, tutto in un'unica coda. L'organizzatore o l'agenzia prenota alle tariffe concordate tramite il proprio portale o l'API, e i delegati ricevono conferme e stato in tempo reale attraverso qualunque canale utilizzino. La reportistica scompone il programma per volume di prenotazioni, percorso e ricavi, il numero che un organizzatore chiede quando pianifica l'anno successivo.

Consulta la documentazione di Transfer Booking

Panoramica

Il trasporto congressuale è un programma senza seconde possibilità. I delegati arrivano nel giro di un solo pomeriggio, si spostano tra quattro alberghi e una sede su un loop per tre giorni, e ripartono in una finestra di due ore l'ultima mattina. L'organizzatore lo prenota una volta e si aspetta che funzioni senza doverlo gestire.

Ciò che lo rende complicato è che chi viaggia non ha prenotato e non sta pagando. I delegati cambiano programma, una sessione si prolunga, e una navetta prevista per le 18:00 serve alle 18:40, mentre la fattura deve comunque arrivare come un unico documento intestato all'organizzatore.

Quali sfide affronta questo settore?

Ecco i problemi quotidiani che 8Move è pensato per risolvere in questo settore.

Arrivi e partenze dei delegati si concentrano in finestre strette a inizio e fine evento, con un loop più lento nel mezzo.
L'organizzatore prenota e paga mentre centinaia di delegati viaggiano, quindi gli aggiornamenti devono raggiungere persone che non hanno firmato alcun contratto.
I programmi cambiano durante l'evento, e un piano navette stampato la settimana prima smette di corrispondere a ciò che accade sul posto.
Gli organizzatori vogliono un'unica fattura e un unico rapporto finale, non una traccia per singola corsa su quattro giorni.

Soluzioni correlate

Problemi operativi che 8Move risolve per i team del settore trasporto per eventi e mice.

Spostare il dispatch da WhatsApp e un foglio di calcoloUn programma di tre giorni con partenze che si spostano resta in un'unica coda, e l'organizzatore riceve un report alla fine invece di una ricostruzione.Far crescere autisti e veicoli per l'alta stagioneUn operatore che copre una conferenza di una settimana aggiunge autisti solo per quella settimana. I loro documenti e l'assegnazione veicolo scadono con la finestra di prenotazione invece di richiedere una pulizia manuale dopo.Quando la prenotazione va all'autista di un altroUna conferenza ha bisogno di quaranta prese in carico in una finestra di due ore e la flotta propria ne copre venticinque. Le altre quindici vanno a due flotte partner, ciascuna alla propria tariffa concordata, e sia la fattura dell'evento sia i due estratti conto di pagamento si costruiscono dallo stesso insieme di prenotazioni.Una fattura, scomposta come la finanza la legge davveroUn organizzatore di conferenze prenota trasporto per tre aziende clienti che partecipano allo stesso evento sotto un unico account principale. Le corse di ogni azienda sono etichettate al proprio centro di costo dalla prenotazione, così la fatturazione post evento si costruisce da sola invece di essere ricostruita dall'elenco dei partecipanti.Prenotare un veicolo che corrisponde davvero al gruppoIl trasporto per un gruppo in conferenza significa decine di prenotazioni con numeri variabili che arrivano insieme; l'abbinamento automatico di classe e capacità evita che un pullman venga assegnato a un gruppo di sei persone o che una berlina venga inviata per dodici.

Domande frequenti

Risposte alle domande più frequenti su come 8Move serve il settore trasporto per eventi e mice.

Sì. Percorsi programmati ricorrenti e prenotazioni singole condividono la stessa flotta, gli stessi autisti e la stessa bacheca operativa.

Sì. Chi prenota, passeggero e pagatore sono tenuti separati, così l'organizzatore prenota e viene fatturato mentre i delegati viaggiano.

Conferme e aggiornamenti via e-mail, SMS, WhatsApp, notifica push o messaggio in-app, con tracciamento in diretta il giorno stesso.

Prenotazioni e assegnazioni vengono modificate sulla bacheca operativa, e tutti i collegati alla prenotazione ricevono una notifica.

Un'unica fattura consolidata per il periodo, oltre alla reportistica su prenotazioni, percorsi e ricavi dell'intero programma.