Réserver un véhicule qui correspond vraiment au groupe

Par téléphone ou via un formulaire de réservation, un client indique un nombre de passagers et parfois un nombre de bagages, et c'est généralement là que s'arrête le détail. Un répartiteur qui choisit parmi les véhicules disponibles à ce moment-là n'a aucun moyen systématique de vérifier qu'une berline peut vraiment accueillir cinq personnes et quatre valises, ou que le groupe compte quelqu'un ayant besoin d'un véhicule accessible en fauteuil roulant.

L'inadéquation apparaît au pire moment possible : au bord du trottoir, quand le chauffeur réalise que le coffre ne ferme pas, ou quand une personne en fauteuil roulant se retrouve devant un véhicule sans rampe. À ce stade, il ne reste qu'une renégociation gênante sur place ou un second véhicule improvisé en urgence, alors que la prise en charge accuse déjà du retard.

L'affectation automatique de Transfer Booking vérifie chaque réservation par rapport à la classe du véhicule, la capacité passagers et bagages, et les exigences d'accessibilité avant d'assigner un véhicule. Elle associe la réservation au véhicule adapté plutôt que de sélectionner celui qui se trouve disponible. C'est ce qu'est la gestion de flotte VTC en pratique : faire correspondre les capacités du véhicule à chaque réservation, plutôt que d'assigner celui qui se trouve disponible.

Les répartiteurs gardent la main : une réservation peut être assignée manuellement ou automatiquement par le système. Chaque classe de véhicule, de la berline Économique à l'autocar de 50 places, porte son propre nombre de places, sa limite de bagages et ses caractéristiques d'accessibilité, si bien que le portail de réservation lui-même ne propose jamais à un passager un véhicule qui ne peut pas l'accueillir. C'est tout l'intérêt d'un véritable logiciel de gestion de flotte VTC : la correspondance se fait avant la course, pas après.