Transporte para Eventos y MICE

¿Cómo ayuda 8Move?

Transfer Booking trata un evento como un conjunto de reservas en lugar de una hoja de cálculo: lanzaderas recurrentes a la sede en un circuito fijo, traslados individuales de llegada y salida, y clases de vehículo hasta un autocar de 50 plazas, todo en una sola cola. El organizador o la agencia reserva a las tarifas acordadas a través de su propio portal o la API, y los delegados reciben confirmaciones y estado en directo por el canal que usen. Los informes desglosan el programa por volumen de reservas, ruta e ingresos, el dato que un organizador pide al planificar el año siguiente.

Ver la documentación de Transfer Booking

Descripción General

El transporte de congresos es un horario sin segundas oportunidades. Los delegados llegan a lo largo de una sola tarde, se mueven entre cuatro hoteles y una sede en un circuito durante tres días, y se marchan en una ventana de dos horas la última mañana. El organizador lo reserva una vez y espera que funcione sin tener que gestionarlo.

Lo que lo complica es que quienes viajan no reservaron ni están pagando. Los delegados cambian de planes, una sesión se alarga, y una lanzadera prevista para las 18:00 hace falta a las 18:40, mientras la factura sigue teniendo que llegar como un único documento a nombre del organizador.

¿Qué desafíos enfrenta este sector?

Estos son los problemas diarios que 8Move está diseñado para resolver en este sector.

Las llegadas y salidas de los delegados se concentran en ventanas estrechas al principio y al final del evento, con un circuito más lento en medio.
El organizador reserva y paga mientras cientos de delegados viajan, así que las actualizaciones tienen que llegar a personas que nunca firmaron un contrato.
Los programas cambian durante el evento, y un plan de lanzaderas impreso la semana anterior deja de coincidir con lo que ocurre sobre el terreno.
Los organizadores quieren una sola factura y un solo informe al final, no un rastro por trayecto a lo largo de cuatro días.

Soluciones relacionadas

Problemas operativos que 8Move resuelve para los equipos del sector transporte para eventos y mice.

Sacar el despacho de WhatsApp y una hoja de cálculoUn programa de tres días con salidas que se mueven se mantiene en una sola cola, y el organizador recibe un informe al final en lugar de una reconstrucción.Escalar conductores y vehículos para la temporada altaUn operador que cubre una conferencia de una semana añade conductores solo para esa semana. Sus documentos y asignación de vehículo caducan con la ventana de reserva en lugar de necesitar una limpieza manual después.Cuando la reserva va al chófer de otroUna conferencia necesita cuarenta recogidas en una ventana de dos horas y la flota propia cubre veinticinco. Las otras quince van a dos flotas asociadas, cada una a su propia tarifa acordada, y tanto la factura del evento como los dos extractos de pago se construyen a partir del mismo conjunto de reservas.Una factura, desglosada como finanzas realmente la leeUn organizador de conferencias reserva transporte para tres empresas clientes que asisten al mismo evento bajo una sola cuenta maestra. Los trayectos de cada empresa se etiquetan a su propio centro de coste desde la reserva, así que la facturación posterior al evento se construye sola en lugar de reconstruirse desde la lista de asistentes.Reservar un vehículo que realmente se ajuste al grupoEl transporte para un grupo de conferencia implica decenas de reservas con número de pasajeros variable que llegan a la vez; el emparejamiento automático de clase y capacidad evita que se asigne un autocar a un grupo de seis personas o que se envíe un sedán para doce.

Preguntas frecuentes

Respuestas a las preguntas más frecuentes sobre cómo 8Move da servicio al sector transporte para eventos y mice.

Sí. Las rutas programadas recurrentes y las reservas puntuales comparten la misma flota, los mismos conductores y el mismo panel de despacho.

Sí. Quien reserva, el pasajero y quien paga se mantienen separados, así el organizador reserva y recibe la factura mientras los delegados viajan.

Confirmaciones y actualizaciones por correo, SMS, WhatsApp, notificación push o mensaje en la app, con seguimiento en directo el mismo día.

Las reservas y asignaciones se editan en el panel de despacho, y todos los vinculados a la reserva reciben una notificación.

Una única factura consolidada del periodo, además de informes sobre reservas, rutas e ingresos de todo el programa.