Rechnungsstellung & Abrechnung
Erzeugen Sie Schweizer QR-Rechnungen automatisch — pro Bestellung, wöchentlich, monatlich oder auf Abruf. Bereit für den Versand per E-Mail oder für den Druck, mit korrektem Zahlteil.
Rechnungen erstellen
Erstellen Sie aus abgeschlossenen Bestellungen mit einem Klick saubere Rechnungen. BackOffice zieht alle nötigen Daten zusammen — Positionen, Mengen, Preise, Rabatte, MWST-Sätze und Lieferangaben — und formt daraus eine Rechnung, die den Schweizer und europäischen Vorgaben entspricht.
Jede Rechnung trägt eine eindeutige fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, das aus der Zahlungsfrist errechnete Fälligkeitsdatum, die Angaben zu Lieferant und Kunde, die Positionen samt MWST sowie einen Zahlungsteil mit QR-Rechnung oder Angaben zur Banküberweisung.
Abrechnungsmodelle
Nicht jeder Kunde will eine Rechnung pro Lieferung. BackOffice kennt vier Abrechnungsmodelle, die sich je Kunde einstellen lassen — so passt es zur Buchhaltung jedes Einzelnen.
| Modell | Auslöser | Passt zu |
|---|---|---|
| Pro Bestellung | Eine Rechnung je gelieferter Bestellung | Kleine Kunden, Einzelbestellungen, Konten mit Vorauszahlung |
| Wöchentlich | Alle Lieferungen einer Woche in einer Rechnung (jeden Montag erzeugt) | Restaurants und Cafés mit vielen kleinen Bestellungen |
| Monatlich | Alle Lieferungen eines Kalendermonats in einer Rechnung (am Ersten erzeugt) | Grosse Konten, institutionelle Kunden, Ketten |
| Manuell | Die Rechnung entsteht erst, wenn jemand sie ausdrücklich auslöst | Sonderabsprachen, projektbezogene Abrechnung, besondere Konditionen |
Einstellung je Kunde: Das Abrechnungsmodell steht im Firmenprofil des Kunden. Sie können es jederzeit wechseln — offene Rechnungen nach dem alten Modell schliesst das System vorher ab.
Schweizer QR-Rechnung
BackOffice erzeugt Rechnungen nach dem Standard der Schweizer QR-Rechnung (ISO 20022), der die früheren Einzahlungsscheine abgelöst hat. Der Zahlteil hängt automatisch an jedem Rechnungs-PDF und trägt alle Zahlungsangaben in einem einheitlichen QR-Code.
Was der Zahlteil enthält
- qr_code_2Strukturierter QR-Code mit IBAN, Betrag, Währung (CHF/EUR) und Referenznummer
- account_balanceAngaben zum Zahlungsempfänger (Firmenname, Adresse, IBAN)
- receiptZahlungsreferenz (QR-IBAN mit QRR- oder SCOR-Referenz)
- euroUnterstützung für CHF und EUR
- check_circleAutomatische Prüfung gegen die Vorgaben der SIX Group
Garantierte Konformität: Die QR-Rechnungen aus BackOffice werden gegen die offizielle Spezifikation der SIX Group geprüft. Das System kontrolliert IBAN-Format, Aufbau der Referenznummer und Betragsformatierung, bevor das PDF entsteht.
Automatische Fakturierung
Bestätigt ein Fahrer die Lieferung in Driver Pro, kann BackOffice die zugehörige Rechnung von selbst erzeugen — ohne Zutun. Das ist der schnellste Weg von der Lieferung zur Rechnung und schliesst vergessene oder verspätete Fakturierung aus.
Die automatische Fakturierung hält sich an das Abrechnungsmodell des Kunden. Bei «Pro Bestellung» entsteht die Rechnung unmittelbar mit der Lieferbestätigung. Bei «Wöchentlich» und «Monatlich» sammeln sich die gelieferten Bestellungen und laufen zum vorgesehenen Zeitpunkt in einer Rechnung zusammen.
Sofort erzeugt
Rechnungen pro Bestellung entstehen Sekunden nachdem der Fahrer die Lieferung vor Ort bestätigt hat.
Sinnvoll zusammengefasst
Wochen- und Monatsmodelle fassen mehrere Lieferungen zu einer Rechnung mit einzeln ausgewiesenen Positionen zusammen.
Automatischer Versand
Auf Wunsch geht das Rechnungs-PDF nach dem Erzeugen automatisch an die Rechnungsadresse des Kunden.
Prüfschritt
Schalten Sie einen Prüfschritt dazwischen, in dem automatisch erzeugte Rechnungen auf Freigabe warten, bevor sie rausgehen.
Gutschriften
Stellen Sie Gutschriften aus, um Fehler in der Fakturierung zu korrigieren, Retouren abzuwickeln oder nachträgliche Rabatte zu gewähren. Eine Gutschrift verweist auf die ursprüngliche Rechnung und kann einen Teilbetrag (einzelne Positionen) oder die ganze Rechnung abdecken.
Gutschriften folgen denselben Formaten und Vorgaben wie Rechnungen, inklusive Zahlteil der QR-Rechnung. Sie erscheinen im Kundenkonto neben den Rechnungen, und das System passt den offenen Saldo automatisch an.
Export & Buchhaltung
Exportieren Sie Rechnungen und Gutschriften in Formaten, die gängige Schweizer und europäische Buchhaltungssysteme lesen. BackOffice beherrscht strukturiertes CSV, PDF-Sammelexport und die direkte Anbindung an ERP-Systeme wie Bexio, SAP und Dynamics.
Möglichkeiten beim Export
- table_chartCSV-Export: — Strukturierte Daten mit Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Positionen, MWST und Summen
- picture_as_pdfPDF-Sammelexport: — Alle Rechnungen eines Zeitraums als ZIP-Archiv einzelner PDFs herunterladen
- syncERP-Abgleich: — Rechnungen über die API direkt in angebundene ERP-Systeme schieben
- calendar_monthGeplanter Export: — Wöchentlichen oder monatlichen Export in einen Ordner oder an eine E-Mail-Adresse einrichten
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