Kundenverwaltung
Ordnen Sie Ihren gesamten Kundenstamm — Unternehmen, Kontakte, Lieferadressen, Abrechnungsvorgaben und Lieferzonen. Beim Bearbeiten einer Bestellung ist jedes Detail einen Klick entfernt.
Unternehmen
Jeder Kunde erscheint in BackOffice als Firmenprofil mit den geschäftlichen Angaben, den Rechnungsdaten und den betrieblichen Vorgaben. Der Firmendatensatz ist die zentrale Klammer und verbindet Kontakte, Adressen, Preisregeln und den Bestellverlauf.
Geschäftliches Profil
Firmenname, Rechtsform, Steuernummer (MWST/UID), Branche und eigene Merkmale zur Einteilung.
Rechnungsvorgaben
Zahlungsfrist, Abrechnungsmodell, Kreditlimite, bevorzugte Währung und Bankverbindung.
Liefervorgaben
Standard-Lieferzone, gewünschte Zeitfenster, besondere Hinweise und Angaben zum Zugang.
Merkmale zur Einteilung
Merkmale wie «HoReCa», «Detailhandel» oder «Premium» vergeben, um Kunden für Preisregeln und Auswertungen zu gruppieren.
Kontakte
Zu einem Unternehmen gehören mehrere Kontakte mit jeweils eigener Rolle. Kontakte sind die Menschen, die mit Ihrem System arbeiten — sie bestellen in Supply Now, erhalten Rechnungen oder koordinieren Lieferungen. Jeder hat eigene Zugangsdaten und eigene Einstellungen für Benachrichtigungen.
| Rolle | Rechte | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Admin | Voller Zugriff — Benutzer verwalten, alle Bestellungen sehen, Firmeneinstellungen ändern | Inhaberin oder Betriebsleitung |
| Einkauf | Bestellen, Bestellverlauf einsehen, eigene Lieferadressen pflegen | Einkaufsleitung oder Küchenchef |
| Betrachter | Nur Bestellungen und Rechnungen ansehen — kein Bearbeiten, kein Bestellen | Buchhaltung oder Revision |
| Warenannahme | Lieferungen bestätigen und Probleme melden — kein Bestellen | Lagerpersonal oder Küchenhilfe |
Lieferadressen
Kunden mit mehreren Standorten führen eine Liste von Lieferadressen, die jeweils einer Lieferzone zugeordnet sind. Beim Bestellen wählt der Kunde aus seinen gespeicherten Adressen, und das System wendet automatisch den passenden Lieferplan und die Regeln der Zone an.
Zu jeder Adresse gehören Strasse und Hausnummer, GPS-Koordinaten für die Navigation, Angaben zu Stockwerk und Eingang, Zugangscodes sowie besondere Hinweise (etwa «Warenrampe an der Rue du Marché benutzen» oder «Bei Einheit 3B klingeln»).
Automatische Zuordnung zur Zone: Wird eine neue Adresse erfasst, ermittelt BackOffice anhand Ihrer Zonenkonfiguration selbst, wohin sie gehört — nach Postleitzahl, Ort, Kanton oder GPS-Polygon.
Kundenspezifische Preise
Für jeden Kunden lässt sich eine ausgehandelte Preisliste hinterlegen, welche die Katalogpreise übersteuert. Im Grosshandel ist das unverzichtbar, wo Kunden mit hohem Volumen, langjährige Konten oder strategische Partner Vorzugskonditionen erhalten.
Die Kundenpreise greifen ineinander mit dem vierstufigen Preissystem, das im Produktkatalog beschrieben ist. Sie können einen pauschalen Rabatt auf den ganzen Katalog setzen, Anpassungen je Kategorie vornehmen oder einzelne Produkte übersteuern. Es gilt immer die genaueste vorhandene Regel.
Preisvorgaben je Kunde
- percentPauschalrabatt: — Ein fester Prozentsatz auf den ganzen Katalog (etwa −5 % auf alle Produkte)
- categoryRegeln je Kategorie: — Unterschiedliche Rabatte je Kategorie (etwa −10 % auf Getränke, −3 % auf Snacks)
- attach_moneyFestpreise: — Absolute Preise für einzelne Produkte, unabhängig von Änderungen am Basispreis
- credit_cardKreditlimite: — Höchstbetrag an offenen Posten festlegen. Ist er erreicht, werden Bestellungen gesperrt.
Bestellverlauf
Das Kundenprofil enthält die vollständige Historie aller Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Kontakte. Der Verkauf nutzt diese Ansicht, um Bestellmuster zu verstehen, Zusatzverkäufe zu erkennen und Streitfälle mit dem nötigen Zusammenhang zu klären.
Filtern Sie die Historie nach Zeitraum, Status oder Produkt, um einzelne Vorgänge rasch zu finden. Exportieren Sie sie als CSV für die Auswertung in anderen Werkzeugen — oder nutzen Sie die eingebauten Kennzahlen zu Gesamtumsatz, durchschnittlichem Bestellwert, Bestellhäufigkeit und meistbestellten Produkten je Kunde.
Kennzahlen zum Kunden: Oben im Reiter «Historie» finden Sie Karten mit dem Gesamtumsatz über die ganze Kundenbeziehung, dem durchschnittlichen Bestellwert, den meistbestellten Produkten und der Bestellhäufigkeit — so setzt Ihr Verkauf die Prioritäten richtig.
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