Wenn die Buchung an den Fahrer eines anderen geht

Eine Überlaufbuchung an einen Subunternehmer oder eine Partnerflotte weiterzugeben, löst das Kapazitätsproblem. Es schafft ein Nachverfolgungsproblem: Wer hat die Fahrt tatsächlich gefahren, zu welchem Tarif, und wurde die Auszahlung je abgeglichen.

Das Problem

Die Nachfrage endet nicht am Rand der Flotte. Ein Hotel schickt mehr Gäste, als freie Wagen vorhanden sind, ein Firmenkonto braucht drei Abholungen gleichzeitig, oder das Programm einer Partneragentur übersteigt schlicht, was der Betreiber selbst besitzt. Die Fahrt muss trotzdem abgedeckt werden, also geht sie an einen Subunternehmer: Fahrer und Fahrzeug einer anderen Firma, die unter der ursprünglichen Zusage des Betreibers gegenüber dem Kunden arbeiten.

Sobald die Fahrt die eigene Flotte verlässt, verlässt die Dokumentation sie meist gleich mit. Der Tarif des Subunternehmers wurde per Telefon oder WhatsApp-Nachricht vereinbart, nicht an der Buchung vermerkt. Niemand protokolliert, welche Buchungen tatsächlich hinausgingen gegenüber denen, die ein Fahrer aus dem eigenen Dienstplan übernommen hat. Am Monatsende bedeutet der Abgleich, wer was bezahlt bekommt, einen Chatverlauf statt eines Kontobuchs zu lesen, und ein im September einmal vereinbarter Tarif wird stillschweigend zum Tarif für jede folgende Buchung, ob noch korrekt oder nicht.

Wie 8Move damit umgeht

Eine Buchung, die an einen Subunternehmer geht, trägt diese Tatsache ab dem Moment der Zuweisung, nicht als nachträglich hinzugefügten Vermerk: welche Partnerflotte sie übernommen hat, zu dem für diesen Partner vereinbarten Tarif, getrennt vom dem Kunden genannten Tarif. Die Marge einer subunternehmerisch gefahrenen Fahrt ist sofort sichtbar, weil Kosten- und Erlösseite auf demselben Buchungsdatensatz liegen statt an zwei verschiedenen Orten. Das ist die Affiliate-Betriebsebene von Transfer Booking: Partner-Routing, GPS-Sichtbarkeit auf dem Fahrzeug des Affiliates, und eine Abrechnung, die bei Fahrtende gebucht wird statt erst bei der Monatsabrechnung.

Partnertarife werden einmal gegen den Partner erfasst, nicht pro Buchung neu eingetippt. Am Ende des Zeitraums erhält jeder Subunternehmer seine eigene Auszahlungsabrechnung, aufgebaut nach demselben Prinzip, mit dem die konsolidierte Partnerrechnung eine Abrechnung für die Partner baut, die Buchungen hereinschicken, nur in die andere Richtung: Geld geht an die Flotten hinaus, die den Überlauf abgedeckt haben, statt von den Agenturen herein, die ihn geschickt haben.

Wie sich das je nach Branche zeigt

Dasselbe Problem liest sich je nach Geschäft anders. Diese Segmente trifft es am stärksten.

Dispositionssoftware für FlughafentransfersEin Partner in einer Drehkreuzstadt übernimmt den Überlauf aus einer verspäteten Ankunftswelle, den die lokale Flotte nicht rechtzeitig erreichen kann. Die subunternehmerisch gefahrenen Fahrten werden sofort bei Zuweisung markiert, sodass die Partnerauszahlung am Monatsende nicht davon abhängt, dass sich jemand erinnert, welche Abholungen nicht die eigenen Fahrzeuge des Betreibers waren.Transport für Events und MICEEine Konferenz braucht vierzig Abholungen in einem Zweistundenfenster, und die eigene Flotte deckt fünfundzwanzig davon ab. Die übrigen fünfzehn gehen an zwei Partnerflotten, jede zu ihrem eigenen vereinbarten Tarif, und sowohl die Veranstaltungsrechnung als auch die beiden Auszahlungsabrechnungen bauen sich aus demselben Satz von Buchungen auf.B2B-Buchungsportal für TransfersDas Programm einer Reiseagentur bucht in einer Woche mehr Volumen, als der eigene Dienstplan abdecken kann. Die zusätzlichen Buchungen gehen an eine subunternehmerische Flotte zu deren eigenem Tarif, und die Buchung und Bestätigung, die der Kunde sieht, bleiben gleich, unabhängig davon, welche Flotte tatsächlich gefahren ist.

Fragen von Betreibern

Die Buchung trägt eine Markierung, welche Flotte sie abdeckt, und einen separaten Auszahlungstarif für diese Flotte, getrennt vom dem Kunden genannten Tarif. Ansonsten sind Buchung und Verfolgung für den Kunden identisch.

Ja. Jeder Partner im Verzeichnis trägt seine eigenen kommerziellen Konditionen (nach Stadt, Flughafen oder Fahrzeugklasse) statt eines einheitlichen Tarifs für jede subunternehmerisch gefahrene Fahrt.

Nur, wenn der Betreiber es mitteilen möchte. Buchung und Abholung, die der Kunde sieht, bleiben gleich, unabhängig davon, welche Flotte die Fahrt tatsächlich übernommen hat.

Jede subunternehmerische Flotte erhält ihre eigene Abrechnung über alle ihr in diesem Zeitraum zugewiesenen Fahrten, aufgebaut aus denselben Buchungsdaten wie die Kundenrechnung, nicht aus einer separaten manuellen Liste.

Es läuft in die andere Richtung. Die konsolidierte Partnerrechnung stellt den Agenturen und Hotels Rechnungen, die Buchungen hereinschicken. Hier geht Geld an die Flotten hinaus, die den Überlauf abdecken, nach derselben Abrechnungslogik pro Zeitraum.
Demo anfragenAlle Lösungen