Transport für Events und MICE

Wie hilft 8Move?

Transfer Booking behandelt ein Event als eine Menge von Buchungen statt als Tabelle: wiederkehrende Shuttles zum Veranstaltungsort auf einer festen Schleife, individuelle An- und Abreisetransfers und Fahrzeugklassen bis zum 50-Sitzer, alles in einer Warteschlange. Der Organisator oder die Agentur bucht zu vereinbarten Tarifen über das eigene Portal oder die API, und Delegierte erhalten Bestätigungen und Live-Status über den Kanal, den sie jeweils nutzen. Das Reporting schlüsselt das Programm nach Buchungsvolumen, Strecke und Umsatz auf — genau die Zahl, nach der ein Organisator bei der Planung des nächsten Jahres fragt.

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Überblick

Kongresstransport ist ein Zeitplan ohne zweite Chance. Delegierte landen im Verlauf eines einzigen Nachmittags, bewegen sich drei Tage lang auf einer Schleife zwischen vier Hotels und einem Veranstaltungsort, und reisen am letzten Morgen in einem Zweistundenfenster ab. Der Organisator bucht das einmal und erwartet, dass es läuft, ohne gemanagt zu werden.

Was es schwierig macht: Wer mitfährt, hat weder gebucht noch bezahlt. Delegierte ändern Pläne, eine Session zieht sich in die Länge, und ein für 18:00 Uhr geplanter Shuttle wird um 18:40 Uhr gebraucht — während die Rechnung trotzdem als ein einziges Dokument beim Organisator ankommen muss.

Vor welchen Herausforderungen steht diese Branche?

Das sind die alltäglichen Probleme, die 8Move für Teams in dieser Branche lösen soll.

Ankünfte und Abreisen der Delegierten bündeln sich an beiden Enden eines Events in engen Fenstern, dazwischen läuft eine ruhigere Schleife.
Der Organisator bucht und zahlt, während Hunderte Delegierte fahren, sodass Updates Menschen erreichen müssen, die nie einen Vertrag unterschrieben haben.
Programme ändern sich während des Events, und ein eine Woche vorher ausgedruckter Shuttleplan stimmt bald nicht mehr mit dem überein, was vor Ort passiert.
Organisatoren wollen am Ende eine Rechnung und einen Bericht, keine fahrtweise Spur über vier Tage.

Verwandte Lösungen

Operative Probleme, die 8Move für Teams in der Branche transport für events und mice löst.

Die Disposition von WhatsApp und einer Tabelle wegbringenEin dreitägiges Programm mit sich verschiebenden Abfahrten bleibt in einer Warteschlange, und der Organisator erhält am Ende einen Bericht statt einer Rekonstruktion.Fahrer und Fahrzeuge für die Hochsaison hochfahrenEin Betreiber, der eine einwöchige Konferenz abdeckt, fügt Fahrer nur für diese Woche hinzu. Ihre Dokumente und Fahrzeugzuweisung laufen mit dem Buchungsfenster aus, statt eine manuelle Bereinigung danach zu brauchen.Wenn die Buchung an den Fahrer eines anderen gehtEine Konferenz braucht vierzig Abholungen in einem Zweistundenfenster, und die eigene Flotte deckt fünfundzwanzig davon ab. Die übrigen fünfzehn gehen an zwei Partnerflotten, jede zu ihrem eigenen vereinbarten Tarif, und sowohl die Veranstaltungsrechnung als auch die beiden Auszahlungsabrechnungen bauen sich aus demselben Satz von Buchungen auf.Eine Rechnung, aufgeteilt wie die Finanzabteilung sie wirklich liestEin Konferenzveranstalter bucht Transport für drei Kundenunternehmen, die an derselben Veranstaltung teilnehmen, unter einem Hauptkonto. Die Fahrten jedes Unternehmens werden ab der Buchung der eigenen Kostenstelle zugeordnet, sodass sich die Abrechnung nach der Veranstaltung selbst aufbaut statt aus der Teilnehmerliste rekonstruiert zu werden.Ein Fahrzeug buchen, das wirklich zur Gruppe passtVeranstaltungstransport für eine Konferenzgruppe bedeutet Dutzende Buchungen mit unterschiedlicher Personenzahl, die gleichzeitig eintreffen; der automatische Klassen- und Kapazitätsabgleich verhindert, dass ein Reisebus einer Sechsergruppe zugewiesen wird oder eine Limousine für zwölf Personen losgeschickt wird.

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen dazu, wie 8Move die Branche transport für events und mice unterstützt.

Ja. Wiederkehrende geplante Routen und Einzelbuchungen teilen sich Flotte, Fahrer und Dispositionsboard.

Ja. Buchender, Fahrgast und Zahler werden getrennt gehalten, sodass der Organisator bucht und die Rechnung erhält, während Delegierte reisen.

Bestätigungen und Updates per E-Mail, SMS, WhatsApp, Push oder In-App-Nachricht, mit Live-Tracking am jeweiligen Tag.

Buchungen und Zuteilungen werden auf dem Dispositionsboard bearbeitet, und jeder, der mit der Buchung verknüpft ist, wird benachrichtigt.

Eine konsolidierte Rechnung für den Zeitraum, plus Reporting zu Buchungen, Strecken und Umsatz für das gesamte Programm.