Eine Rechnung, aufgeteilt wie die Finanzabteilung sie wirklich liest

Ein Firmenkonto zahlt nicht pro Fahrt. Es zahlt pro Zeitraum, und die Rechnung muss schon nach Abteilung oder Kostenstelle aufgeteilt ankommen, sonst liegt sie auf einem Schreibtisch, bis sie jemand von Hand neu aufbaut.

Das Problem

Ein Firmenkunde will keine vierzig Belege für vierzig Fahrten. Er will ein einziges Dokument am Monatsende, und dieses Dokument muss die Aufteilung tragen, die die Finanzabteilung bereits erwartet: welche Abteilung gefahren ist, welche Kostenstelle sie trägt, und welcher Tarif unter dem eigenen Vertrag des Kontos galt. Nichts davon steht auf einem Zahlungsbeleg.

Diese Aufteilung nachträglich aufzubauen bedeutet, einen Monat Buchungen einzeln durchzugehen und jede Fahrt einem Reisenden, einer Abteilung und einem Tarif zuzuordnen, der sich mitten im Monat geändert haben kann. Die Rechnung ist spät, der Freigeber schickt sie mit Rückfragen zurück, und der nächste Monat beginnt genauso.

Wie 8Move damit umgeht

Jede unter einem Firmenkonto gebuchte Fahrt trägt ihre Kostenstellen- und Abteilungskennzeichnung ab dem Moment, in dem sie entsteht, nicht als Notiz, die vor Rechnungsversand nachgetragen wird. Mitarbeitende buchen innerhalb der vom Arbeitgeber festgelegten Regeln, mit Freigabe-Workflows, die automatisch laufen, wo das Konto sie verlangt, zum bereits hinterlegten ausgehandelten Tarif. Sobald der Abrechnungszeitraum schließt, hängt die Aufteilung schon an jeder Fahrt. Das ist Abrechnungssoftware Fahrdienst in der Praxis, wenn das Konto und nicht die einzelne Fahrt die Einheit ist, die das System wirklich verfolgt.

Die Rechnung am anderen Ende ist ein einziges Dokument, aufgeschlüsselt so, wie das Finanzteam dieses Kontos sie lesen muss, aufgebaut aus denselben Aufzeichnungen, die Buchung und Dispositionsboard schon verwendet haben. Nichts wird aus einer Tabelle neu zusammengesetzt, weil Buchungsplattform und Abrechnung nie zwei getrennte Systeme waren.

Wie sich das je nach Branche zeigt

Dasselbe Problem liest sich je nach Geschäft anders. Diese Segmente trifft es am stärksten.

Software für Firmen-ShuttlesEin Produktionsstandort betreibt Shuttle-Routen für drei Abteilungen über dieselbe Shuttle-Software, die er schon für die täglichen Schichtrouten nutzt. Die Finanzabteilung erhält eine einzige Monatsrechnung, die schon nach Kostenstelle aufgeteilt ist, statt einer Gesamtsumme, die jemand nachträglich aufteilen muss.Software für Limousinen und ChauffeureEine Anwaltskanzlei bucht Chauffeurfahrten für Partner und Gastanwälte unter einem Firmenkonto. Der Travel Manager erhält eine einzige konsolidierte Abrechnung zum Monatsende, aufgeschlüsselt nach Aktenzeichen, statt einer Zahlungsbestätigung pro Fahrt.Transport für Events und MICEEin Konferenzveranstalter bucht Transport für drei Kundenunternehmen, die an derselben Veranstaltung teilnehmen, unter einem Hauptkonto. Die Fahrten jedes Unternehmens werden ab der Buchung der eigenen Kostenstelle zugeordnet, sodass sich die Abrechnung nach der Veranstaltung selbst aufbaut statt aus der Teilnehmerliste rekonstruiert zu werden.

Fragen von Betreibern

Bei der Buchung. Die Mitarbeitenden buchen im eigenen Portal und nach den eigenen Regeln des Kontos, und die Kostenstellenkennzeichnung begleitet die Fahrt von diesem Moment an, nicht erst später für die Rechnung.

Nein. Der ausgehandelte Tarif und Mengenrabatte gelten auf Kontoebene, für jede Abteilung gleich. Die Kostenstellenzuordnung entscheidet, welches Budget eine Fahrt trägt, nicht, was sie kostet.

Freigabe-Workflows laufen zum Buchungszeitpunkt, konfiguriert vom Arbeitgeber, sodass eine Fahrt, die eine Freigabe braucht, diese vor der Bestätigung erhält statt erst nach der Abrechnung in Frage gestellt zu werden.

Nein. Jene rechnet Partner ab, die dem Betreiber Volumen zuführen. Diese rechnet den eigenen Firmenkunden des Betreibers ab, aufgeteilt so, wie dessen Finanzteam es braucht.
Demo anfragenAlle Lösungen